dm-banner.png

Document Management

Næsten hver eneste virksomhed og administration proces kommer med et væld af dokumenter. Hvad enten i papirform eller elektronisk form, dokumenter indeholder vigtige oplysninger til brug for den daglige forretning. Kommerciel succes afhænger i høj grad på en effektiv dokumentstyring. Men det er netop på dette område, at der stadig er for mange mangler - information er ofte ufuldstændige og det tager for meget tid til at samle de manglende detaljer. Eller vigtige dokumenter eller oplysninger ikke er tilgængelige, da de er blevet opbevaret af kolleger i personlige mapper, e-mail mapper eller nogle andre arkiv. Dette resulterer i unødvendigt ekstra arbejde. Et elektronisk dokument management system (DMS) såsom ELOprofessional kan afhjælpe denne situation. Med blot et par klik med musen kan du oprette et fælles projekt struktur, kunde eller faktura-arkiv, som er tilgængelig for alle. Effektive kontroller management tilladelse adgang til fortrolige oplysninger. Der er også mulighed for at kryptere følsomme dokumenter, såsom personale filer, ledelsesrapporter, osv Der er ingen grænser for, hvordan du kan vælge at organisere dine arkiver. Det kan gøres konventionelt i retning af en typisk kabinet med mapper og registre eller baseret på individuelt skabte symboler som hold, aktiviteter og problemstillinger anmodninger.

Integration i førende applikationer 

Fordelene ved et dokument management system begynder med konsolideringen af ??alle dokumenter vedrørende en proces, uanset deres oprindelse eller format. Til disse formål kan ELOprofessional integreres i et væld af tredjeparts-applikationer, såsom CAD, ERP eller e-mail-systemer og også Microsoft Office-produkter. For eksempel kan en faktura sendes som e-mail vedhæftet fil gemmes i fakturaen arkivet, mens en logisk kopi af det også er placeret i den tilsvarende projekt mappe. Takket være automatisk søgeord indeksering, kan alle andre projektdeltagere også finde de nyligt indleverede dokumenter med det samme. Et andet positivt aspekt af dette er enkelhed uploade papir Dokumenter. De kan uploades ved hjælp af en scanning klient integreret i hver arbejdsstation og tilgængelige fil strukturer kan overføres til ELO ved simpel drag & drop. Hvis oplysningerne bliver arkiveret i ELO arkiv struktur først og fremmest, så er det endnu enklere at administrere det. Brugeren kan bruge en mus til side gennem kunde / projekt filer. Den integrerede display funktion viser øjeblikkeligt og bekvemt næsten ethvert dokument format. Der er en næsten ubegrænset repertoire af administrative funktioner, der støtter dette, lige fra personlige filtre, dynamiske registre og en individuel skærm, til at indgive synspunkter grupperet som defineret af brugeren og automatisk udelukkelse af forældede dokumenter.

Platform for teamwork

Som stor en fordel som et dokument management system kan være for individuelt arbejde, sine største fordele kan kun ses i sammenhæng med teamwork. Procestrin skal gå hånd InHand med hinanden, og du skal være sikker på, at du arbejder med det oprindelige dokument og ikke en kopi. Takket være avancerede version management, ELOprofessional sikrer, at der aldrig er nogen konflikter, når der foretages ændringer på kontrakter, logs eller projektledere tilbud. ELO versionsstyring holder fulde logfiler over, hvad der blev ændret, af hvem og hvornår. Dette gør det muligt at sammenligne aktuelle versioner med ældre og få adgang til dem når som helst. De tager og aktivitet funktion er også nyttigt i denne forbindelse minde om dokumenter og processer, der endnu ikke behandlet og endda overvågning eksterne aktiviteter. For eksempel, hvis en lejeaftale udløber i 2009, ELOprofessional sikrer, at du modtager en automatisk påmindelse om dette i overensstemmelse hermed, sammen med oplysninger om en mulig kontrakt forlængelse. Dette gør det muligt at integrere individuelle dokumenter i teamprocesser.
© 2017 ELO Digital Nordic - Blokken 13 - 3460 Birkerød - CVR 31170532