Medlemsservice af høj kvalitet hos Maskinmestrenes Forening
ELO sikrer effektiv håndtering af foreningens mange dokumenter og data.
Da Maskinmestrenes Forening i 2012 skulle vælge dokumenthåndteringssystem, blev beslutningen truffet i et miks af erkendte behov, effektive løsninger og økonomisk fornuft.
”Valget faldt på ELO, fordi systemet kunne det, vi havde brug for på daværende tidspunkt, og fordi det prismæssigt var til at have med at gøre,” forklarer chefjurist Søren Nim Larsen.
”Ressourcebesparelsen kan mærkes på flere måder. Vi har nemmere adgang til alle vores dokumenter, og vi har et bedre overblik. Vi kan hurtigere finde en sag og samtidig er det muligt at have flere sager åbne på én gang. Det betyder rigtig meget, når man som vi går op i at yde god medlemsservice.”
Styrket sagsbehandling
Maskinmestrenes Forening er en faglig forening med mere end 13.000 medlemmer. Foreningen rådgiver medlemmerne juridisk, økonomisk og fagligt, arrangerer kurser, forhandler overenskomster og varetager maskinmestrenes interesser i Danmark og i udlandet.
Der er masser af oplysninger at holde styr på, og derfor er det afgørende at have et system, der fungerer og understøtter betjeningen af medlemmerne bedst muligt.
Medlemssystem integreret til ELO
Maskinmestrenes Forening har valgt at integrere deres medlemssystem og mailsystem med ELO. Det er uhyre vigtigt, at medarbejderne har adgang til alle aspekter af en sag. Når man arbejder juridisk med medlemssager, har man nogle særlige behov. Sagerne er typisk meget tunge, og de indeholder en masse forskellige dokumenter. Ofte strækker en sag sig over flere år, før den er færdig.
I ELO findes hele historikken, hele baggrunden, hele forløbet lige fra sagen er opstået. Det giver medarbejderne optimale arbejdsbetingelser, så de kan yde god service til det enkelte medlem.
Fra solo-arkivering til fælles arkiv
ELO har ændret måden, som sekretariatets medarbejdere arkiverer og deler dokumenter og viden på. Tidligere blev informationer arkiveret i en Windows-mappe på den enkelte sagsbehandlers computer. Senere blev de arkiveret på et fælles-drev. I dag samler sekretariatet alle dokumenter og data i ELO.
Førhen var dokumentationen typisk placeret hos den medarbejder, der havde modtaget et opkald fra et medlem. Enten på medarbejderens PC eller i et fysisk ringbind. I dag betyder det mindre, hvem der modtager informationerne, fordi medarbejderen lægger dem ind i ELO med det samme. Det hele ligger på en fælles platform, så alt er tilgængeligt for alle.
Samtidig undgår medarbejderne at lave dobbeltarbejde eller at skulle videresende en masse dokumenter og mails. Nu kan de nøjes med at sende hinanden en kort besked om, hvem de har talt med, og at det hele i øvrigt ligger i ELO.
Fra fælles arkiv til dynamisk medlemsservice
Maskinmestrenes Forening har oplevet en markant vækst i antallet af medlemmer i løbet af de seneste år. Samtidig har Søren Nim Larsen og hans kolleger haft fokus på at styrke datasikkerheden, så foreningen fortsat kan leve op til persondatalovgivningen:
”Det er afgørende, at vores medlemmers data bliver behandlet og opbevaret på forsvarlig vis, og at vi sikrer, at kommunikationen vedrørende de personfølsomme og fortrolige data, som vi håndterer, er krypteret.”
Også på servicesiden opruster Maskinmestrenes Forening. ”Medlemmerne forventer hurtige og præcise svar på deres henvendelser, og næste step for os bliver at videreudvikle vores system og dermed gøre det mere dynamisk.”
Ønskescenariet er en mere visuel brugerflade, der straks giver sagsbehandleren et overblik over det enkelte medlems sag. Derfor er Søren Nim Larsen og hans kolleger nu ved at undersøge, hvordan en opgradering af ELO kan understøtte de nye behov, så medarbejderne også fremover kan levere medlemsservice af høj kvalitet.