Et skræddersyet journaliseringssystem
Randers Havn har med ELO fået et overskueligt og brugervenligt system til at journalisere sine sager.
Randers Havn er en kommunal selvstyrehavn med egen økonomi og ansvar for en lang række forskellige områder som sejlrenden ud til Kattegat, afmærkning, brinker, kajarealer og havneområdet.
Som enhver moderne virksomhed har Randers Havn behov for at kunne journalisere sine mange dokumenter. Randers Havn har benyttet ELO siden 2014.
”Med ELO har vi fået et skræddersyet journaliseringssystem, der kan præcis det, vi har brug for. Det er enkelt bygget op, og så er det til at finde rundt i,” siger teknisk assistent Jette Brygger.
”ELO sætter struktur på vores dokumenter. Det er rigtig fint til os, fordi vi kan lave vores egen journalopdeling, så den passer til vores organisation. Vi kan lave mapper og undermapper præcis som det passer os. Den enkelte medarbejder kan skræddersy sin ELO-brugerflade, så de mapper man bruger mest, ligger øverst i menuen.”Passer perfekt til Randers Havns behov
Randers Havn har tidligere benyttet sig af samme journaliseringssystem som Randers Kommune. Men det blev for stort, kunne alt for mange ting, og de ansatte havde svært ved at forlige sig med det. Derfor ledte Randers Havn efter et alternativ.
”Vi kiggede på en række forskellige journaliseringssystemer og stødte på ELO i den forbindelse. Vi syntes det mindede meget om Outlook som vi kendte i forvejen. Det gjorde det hele nemmere at gå til og var helt sikkert en afgørende faktor, da vi skulle vælge nyt system.”
Enkelhed, brugervenlighed og mulighed for tilpasning til medarbejdernes opgaver og behov var andre vigtige kriterier ved valget af nyt it-system til journalisering
”Vi ledte efter noget, vi selv kunne bygge op, så det blev skræddersyet til os. Det skulle samtidig være overskueligt og nemt at færdes i også for de medarbejdere, der ikke bruger det hver eneste dag."
Gennemgang af gamle vaner
Hvad er den bedste måde at journalisere på? Det var én blandt mange af de overvejelser, medarbejderne skulle gøre sig, før det nye system kunne tages i brug.
”Der var en række beslutninger, vi skulle træffe, før vi kunne komme i gang med ELO. Vi brugte for eksempel en del tid på at overveje, hvordan vi ville opbygge vores journalsystem og få det sat op, så vi kunne finde alle vores ting igen.”
Gennemgangen af de hidtidige strukturer og arbejdsgange førte til ændringer. Tidligere journaliserede Randers Havn ved hjælp af et nummersystem. I dag er numrene erstattet af overskrifter, når dokumenterne bliver journaliseret.
”Processen med at tilpasse ELO gjorde, at vi startede på en frisk og byggede det hele op fra bunden. Vi rettede ELO til, så det gav mening for os. Alle kunne se, at det var smart.”
Søgefunktion på tværs af dokumentformater
Før Randers Havn blev koblet på kommunens journaliseringssystem, og før man begyndte at bruge ELO, benyttede medarbejderne sig af regneark, når de skulle journalisere.
”Vi forsøgte efter bedste evne at bygge tingene op i Excel. Det var meget hjemmegjort og håbløst at finde noget i, fordi man jo knap kan søge i et regneark,” smågriner Jette Brygger og understreger, at netop søgefunktionen er noget af det vigtigste og mest effektive i ELO.
”I ELO kan vi søge på nogle bestemte ord, så kommer de dokumenter, der indeholder de søgte ord, frem næsten uanset hvor vi har journaliseret det og på tværs af dokument-formater. På den måde finder vi let det eller de dokumenter, der omhandler et bestemt emne - uanset om det er word-dokumenter, regneark, mails, pdf-filer, fotos eller tegninger. ”
Eksterne links giver hurtige svar
Jette Brygger bruger flittigt muligheden for at oprette eksterne links til dokumenter i ELO. Det smarte ved den funktion er, at hun ikke behøver at lede i selve ELO-arkivet efter et bestemt dokument.
”Eksempelvis kan jeg i vores WEB-kort pege med musen på et bestemt kontraktområde, hente og åbne den gældende version af lejekontrakten. Ligeledes registrerer jeg anmeldelser vedrørende vores jordtip i et Excel regneark. Her har jeg oprettet et eksternt link til anmeldelsen, som er journaliseret i ELO, så jeg - i stedet for at gå ind i ELO - nemt kan åbne dokumentet med et par klik på linket. Derved kan jeg hurtigt besvare spørgsmål til den pågældende anmeldelse.”
Direktørens brug af ELO
Havnedirektør John Morgen er også begejstret for ELO: ”Jeg anbefaler gerne ELO til dem, som kan have interesse for nyt journaliseringssystem.”
”Det er funktionelt, at jeg kan tilgå ELO fra min mobiltelefon og tablet. Uanset hvor jeg befinder mig, har jeg alle dokumenter lige ved hånden.”